Mai este posibilă inovația în project management?

Spoiler: articolul ajunge sa fie destul de tehnic pe alocuri, so beware PMs!

Project managementul poate fi considerat ceva foarte tehnic dacă vreți (așa, conceptual). Un fel de matematică, cu mai puține cifre. Întrebarea ce o lansez este: mai putem să aducem ceva nou într-un astfel de domeniu? Și nu mă refer la ceva nou doar de dragul e a schimba un lucru existent. Până la urmă nu la asta se referă invovația. Mă refer la aspecte care adouc valoare odată cu noutatea.

The Spaghetti Principle – Lars Sudman

Să începem întâi cu un concept legat de inovație pe care l-am întâlnit la Nordic Project Zone 2017. Acolo a venit Lars Sudman și ne-a întrebat: cum știți când sunt gata spaghetele? Răspunsurile au fost evidente:

• • 1. Le gustăm și verificăm
    2. Verificăm timpul recomandat de fierbere de pe ambalaj și le ținem exact atât în apă clocotită

Ambele răspunsuri sunt corecte și erau predictibile. Dar, dacă mai există un mod de a verifica când sunt gata spaghetele? Da, le aruncăm pe tavan și vedem dacă se lipesc –> atunci sunt fierte.

Ei bine, la fel este și cu domeniile tehnice gen project management. Poate nu mai inventăm un nou concept de risk sau change management. Și este în regulă. Însă cu siguranță putem adopta noi metode de a aplica metodologiile și să facem exact ca și cu verificarea spaghetelor (metoda 3). Vedem ce se lipește.

Premortem Risk Identification Approach în project management

Într-un articol de la Harvard Business Review, este menționată o metodă de identificare a riscurilor premortem.

Metoda este extrem de simplu de aplicat, iar pașii sunt următorii:

• • 1. Toți stakeholderii consideră că proiectul a eșuat.
    2. Fiecare face un brainstorming răspunzând la următaorea întrebare: De ce a eșuat proiectul?
    3. Fiecare idee se discută și se adaugă într-un grup (cluster). Sumarizăm câte un risc pentru fiecare grup.
    4. Prioritizăm riscurile obținute.
    5. Evaluăm fiecare risc după metode uzuale.

Cum punem teoria în practică?

Hai să vedem cum am abordat managementul riscurilor în trei proiecte diferite. Mai jos se află contextul fiecărui proiect și detalii despre identificarea riscurilor premortem.

Ce am învățat din această experiență?

• • 1. Importanța managementului riscurilor nu este cunoscută de membrii echipei de proiect. Ce putem face? Să explicăm de ce este nevoie de astfel de sesiuni și care sunt beneficiile aduse. P.S. Managementul riscului nu-l face un project manager de dragul procedurii. Managementul riscului ajută proiectul să treacă cu brio linia de FINISH (stabilită anterior de toți membrii echipei). În timpul alocat cursei. Și cu greutatea estimată inițial (scopul agreat).
    2. Membrii echipei de proiect pot fi ocupați cu alte inițiative. Asigură-te din timp că le spui de ce este important să fie acolo  și reprogramează sesiunea de identificare a riscurilor dacă e nevoie.
    3. Ownershipul pentru riscuri nu se dă, ci se ia. Și se face asta bazat pe cine poate face management la resursele de mitigare a riscului.
    4. În funcție de complexitatea proeictului, această metodă poate să fie sau nu potrivită. Pentru proiectele foarte complexe, va dura mult timp să fie aplicată. Foarte mult timp. În plus, totul ajunge să fie infliuențat și de experiența managerului de proeict.

Și până la urmă cum rămâne? Mai putem să inovăm ceva în project management? Da! Răspunsul bineînțeles că e da! Și putem face asta în fiecare zi, pentru că ține de modul în care ne abordăm munca. Și amintește-ți: încearcă ceva nou în fiecare zi, iar ce merită păstrat, se va lipi.

P.S. Imaginea de mai jos e de la CodeCamp Chișinău unde am prezentat acest concept.